Informationen nach Art. 14 DSGVO für Mietinteressenten und Mieter
Die datenschutzkonforme Verarbeitung ihrer Daten hat bei uns höchste Priorität. Deshalb möchten wir Sie auf diesem Wege über einige grundsätzliche Aspekte der Verarbeitung Ihrer Daten im Zuge der Vermietung informieren.
Datenverarbeiter
Verantwortliche Stelle
Rostocker Heimstiftung
Stiftung bürgerlichen Rechts
KG
Erich-Mühsam-Straße 11
18069 Rostock
Telefon: 0381/81 72 30 85
Fax: 0381/81 72 30 86
E-Mail: info@rostocker-heimstiftung.de
Datenschutzbeauftragter
Prof. Ulf Glende
GLENDE.CONSULTING GmbH & Co.
Friedrich-Barnewitz-Str. 7
18119 Rostock
E-Mail: info@glende-consulting.de
Verarbeitungsrahmen
Zwecke und Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dazu zählen insbesondere folgende Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Telefonnummern, Postanschrift bei Abschluss des Mietvertrages; besondere mieterseitige Anforderungen an die Wohnung (z. B. Barrierefreiheit, Stellplatz); Daten über Zahlungen und ggf. offene Forderungen; soweit erforderlich, Informationen über den Zustand und die Ausstattung der Wohnung, z. B. bei Übergabe und Rückgabe oder wenn Mieter Schäden oder Mängel melden; wenn der Mieter eine öffentlich geförderte Wohnung bewohnt, die Angaben aus dem Wohnberechtigungsschein (WBS), ob der WBS dem Mieter entzogen wird und ob die Nutzung der Wohnung durch den Mieter dem WBS entspricht; Feststellung von Anzahl und Identität der im Haushalt lebenden Personen sowie des Inhalts von Untermietverträgen, um Überbelegung und unerlaubte Untervermietung zu vermeiden; Kontodaten; Bonitätsauskünfte; zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese (sowie ggf. folgende) werden an das beauftragte Abrechnungsunternehmen weitergegeben; soweit erforderlich, Informationen zum Mieterverhalten bei der Nutzung der Wohnung, z. B. über Vertragsverstöße und Verhalten, das zu Schäden führen kann; soweit erforderlich, andere Informationen, die die Mieter dem Vermieter oder seinen Dienstleistern (z. B. Hausverwaltung, Handwerkern, Servicemitarbeitern) mitteilen oder von diesen wahrgenommen werden.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Soweit zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen personenbezogene Daten erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO rechtmäßig. Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten sowie zur Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ggf. werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren.
Quellen der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten grundsätzlich nur personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung und Durchführung des Mietverhältnisses von Ihnen erhalten haben, wie z. B. Erfassung aus Eingaben im Mietvertrag, Signaturen aus E-Mail und Dokumenten, Daten aus uns überlassenen Selbstauskünften oder Anfertigung von handschriftlichen Notizen in Ihrem Beisein, Diktat-Aufzeichnungen (elektronisch) sowie fernmündliche Korrespondenz. Es kann auch vorkommen, dass der Vermieter Informationen von Dritten über Mieter oder im Haushalt lebende Personen erhält, z. B. im Zusammenhang mit Beschwerden. In diesem Fall fordert der Vermieter je nach Sachlage und Beurteilung der Mitteilung möglicherweise eine Stellungnahme vom Mieter an und/oder erhebt weitere Informationen.
Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden
Soweit erforderlich verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung bzw. zur Erfüllung vertraglicher Zwecke. Dies umfasst u. a. auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre. Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. BGB i. d. R. drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen jedoch nur treffen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
Herkunft der Daten
Einige Ihrer personenbezogenen Daten erheben wir auch bei Dritten. Dazu zählen Auskunfteien, öffentliche Stellen und Dienstleister, die mit der Objektbewirtschaftung betraut sind.
Weitergabe und Auslandsbezug
Empfänger der personenbezogenen Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Vertrages oder, auf Ihren Antrag hin, zur Durchführung von vorvertraglichen Maßnahmen erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Zu den Empfängern zählen insbesondere: Auskunfteien, zum Zweck der Bonitätsauskunft; öffentliche Dritte (z. B. Hilfen zur Wohnungssicherung), die die Miete oder Kaution für den Mieter zahlen, gezahlt haben oder zahlen könnten oder die Schuldner beraten, in Bezug auf Informationen zu Mietrückständen, Zahlungsfähigkeit oder zur Kaution, zur Vermeidung von Obdachlosigkeit; Energieversorgungsunternehmen (z. B. Zählerstände nach Auszug); öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z. B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden), externe Stellen (Vertragspartner, wie z. B. Handwerkern, Hausmeister, Messdienstleister oder Makler für Neuvermietung) soweit diese zur Vertragserfüllung notwendig sind, externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend Art. 28 DSGVO zur Abwicklung der Verarbeitung der Daten in unserem Auftrag oder weitere externe Stellen wie z. B. Kreditinstitute (Mietzahlungen, Kautionstreuhandkonten, Lieferantenrechnungen), oder andere externe Stellen zur Erfüllung der oben genannten Zwecke, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigten Interesse zulässig ist (wie z. B. Rechtsberater)
Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland
Grundsätzlich werden von uns keine Daten an ein Drittland übermittelt.
Betroffenenrechte
Widerruf erteilter Einwilligung (Art. 7 DSGVO)
Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dabei die Rechtmäßigkeit der bis dato erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Weitere Rechte in Bezug auf Ihre Daten
Sie haben ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten.
Beschwerderecht
Sind Sie der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir Sie, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen klären zu können. Sie haben selbstverständlich auch das Recht, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden:
Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern Sebastian Schmidt, Lennéstraße 1, Schloss Schwerin, 19053 Schwerin, Tel.: +49 385 59494 0, Fax: +49 385 59494 58, E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Sofern Sie eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, so wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten. Im Zweifel können wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.
